In 6 stappen naar toekomstbestendig informatiebeheer

De verdergaande digitalisering binnen provincie Zeeland vraagt een adequate en toekomstbestendige inrichting van de informatiebeheerprocessen en organisatie. Doxis ontwikkelde een plan van aanpak en begeleidde deze uitdagende transitie met succes.

De opdracht

De huidige werkzaamheden van provincie Zeeland zijn voornamelijk gericht op operationele ondersteuning. De focus van deze werkzaamheden verschuift naar advies en (gebruikers)ondersteuning. Ook moet er meer aandacht zijn voor kwaliteit en het recordmanagement. Voor het goed uitvoeren van de informatiebeheerfunctie zijn een hogere servicegraad en een groter kennisniveau nodig op het gebied van de ondersteuning van de bedrijfsprocessen. De provincie zocht een partij die advies en begeleiding kon bieden om deze transitie in gang te zetten. Doxis kreeg deze aanbesteding gegund vanwege de grote menselijke component in de voorgestelde aanpak.

De uitdaging

De uitdaging lag er in om duidelijk te krijgen hoe toekomstbestendig informatiebeheer eruit moest zien. Wat vraagt dat van het team? Hoe zorgen we voor een soepele start van het team? En hoe zorgen we ervoor dat de medewerkers vol vertrouwen zichzelf ontwikkelen richting hun nieuwe rol?

Onder begeleiding van Doxis zijn de medewerkers een zeer intensief traject ingestapt. Ze zijn uit hun comfortzone gehaald en hebben de urgentie tot veranderen ervaren. Vervolgens hebben ze samen met Doxis de eerste stappen gezet in hun ontwikkeltraject. Dit heeft geleid tot een breed gedragen veranderbesef en veranderhouding. Hiermee willen we de komende tijd naar onze gewenste situatie groeien.

– Sjaak Portegies, Unitmanager Functioneel- en Informatiebeheer Provincie Zeeland

De veranderaanpak

Voor dit traject heeft Doxis een aanpak opgesteld bestaande uit 6 stappen. In het eerste deel van de aanpak lag de focus op het inzichtelijk krijgen wat wordt verstaan onder toekomstbestendig informatiebeheer en wat daarvoor nodig is. In het tweede gedeelte lag de focus op het team; waar staan de teamleden nu en hoe kunnen zij zich ontwikkelen naar hun nieuwe rol.

Stap 1

Het opstartgesprek
We zijn gestart met een opstartgesprek met de opdrachtgevers. Hierin bespraken we de aanpak en zijn de verwachtingen van beide kanten gedeeld. Ook maakten we afspraken over de planning van het traject en de medewerkers. Het project kan tenslotte alleen succesvol worden afgerond wanneer de medewerkers van provincie Zeeland optimaal worden betrokken.

Stap 2

Analyseren huidige inrichting en processen
Om te komen tot een goede analyse van de inrichting en de processen zijn we gestart met deskresearch; het doornemen van relevante documenten. Er volgden verschillende interviews om aanvullend inzicht te krijgen in de (digitale) informatiehuishouding van de provincie Zeeland en de samenstelling van het team Informatiebeheer. Vervolgens deden we samen met het team Informatiebeheer een workshop om input op te halen en bewustwording en urgentie van de verandering te creëren.

Stap 3

Advies toekomstbestendige inrichting informatiebeheer (processen, organisatie, profielen)
Op basis van de informatie die we in de vorige stap hebben opgehaald en de ontwikkelingen en uitdagingen waar informatiebeheer voor staat, stelden we een advies op. In dit advies beschrijven we hoe de inrichting van informatiebeheer er uit moet zien om toekomstbestendig te zijn. Dit adviesrapport bestaat uit de gewenste inrichting van informatiebeheerprocessen, informatiebeheer-organisatie, profielen (taken, verantwoordelijkheden, functie-eisen, kennis en ervaring, vaardigheden, competenties) en gewenste omvang en invulling van de formatie.

Stap 4

Kwalitatieve scan team Informatiebeheer
Na het advies over toekomstbestendig informatiebeheer hebben we een kwalitatieve scan (DIV-game) uitgevoerd. Deze scan maakt inzichtelijk waar de medewerkers in het team nu staan (lST) ten opzichte van hun mogelijke toekomstige functie en rol binnen de organisatie (SOLL). De uitkomsten zijn de basis voor het individuele persoonlijk ontwikkelplan.

De DIV-game is een 0-meting waarin medewerkers op gevarieerde, interactieve wijze worden uitgedaagd hun eigen kennis, vaardigheden en attitude ten opzichte van het vakgebied te laten zien. Het resultaat van de DIV-game is een ontwikkelplan met ontwikkeladvies per medewerker en een adviesrapport over het team.

Stap 5

Trainen en begeleiden medewerkers in hun nieuwe rol
In het adviesrapport voor het team kwamen verschillende aandachtspunten naar voren. In vijf groepssessies ging het team onder begeleiding van de adviseur aan de slag met een aantal van deze aandachtspunten. Denk hierbij aan: wat zijn de kernwaarden van ons team, hoe werken we samen, gesprekstechnieken en feedback. Daarnaast vonden er individuele coachingsgesprekken plaats met de medewerkers; hoe gaat hun ontwikkeling, wat gaat er goed, hoe verlopen de nieuwe werkzaamheden, waar zitten de onzekerheden, waar lopen ze tegenaan, wat zijn de successen, etc.

Gedurende tien weken kregen de medewerkers ook toegang tot de Doxis Academie om hun kennis verder te ontwikkelen en deze kennis actief met elkaar te delen.

Stap 6

De afronding
Tot slot leverden we een eindrapport op met advies over mogelijke vervolgacties om de verandering vast te houden en verder vorm te geven.

Resultaten

Bewustwording

De medewerkers informatiebeheer zijn zich bewust van de verandering waarin ze zitten, weten wat hun te doen staat aan ontwikkeling en zien hun toekomstige rol met vertrouwen tegemoet.