Coronavirus als hotspot 

De Hotspotmonitor is door het Nationaal Archief in het leven geroepen als aanvulling op de Selectielijst.  Maar hoe bepaal je of een gebeurtenis, zoals bijvoorbeeld het coronavirus, dermate belangrijk en uitzonderlijk is dat je daarvan de documentatie rondom beslissingen, proces en afronding, maar ook alle andere maatschappelijke uitingen wilt registreren en bewaren? 

De coronacrisis is op dit moment een grote, bijzondere gebeurtenis in ons land. De Selectielijst biedt niet altijd de ruimte alles te bewaren, maar het is logisch dat gemeenten dit wel willen vastleggen. Heel informatie beherend Nederland stelt zich dezelfde vraag: hoe en wat archiveren we van de hotspot 'Coronavirus'? Voor de Rijksoverheid is door de CIO Rijk benadrukt dat de coronacrisis een hotspot is en dat de departementen dit zo moeten behandelen. Het Nationaal Archief stelde in samenwerking met VNG een handreiking op voor het uitvoeren van een Hotspotmonitor.

Waar te beginnen? Een paar praktische tips:

♦ Zoek uit of en hoe de crisisorganisatie in jouw organisatie ingericht is. Begin hiervoor bij een crisisplan of noodplan.

♦ Zoek uit of en welke systemen gebruikt worden door de crisisorganisatie. Denk hierbij aan landelijke systemen als het LCMS.

♦ Zoek uit waar de informatieknooppunten in jouw organisatie zitten: welke besluitvormende organen zijn er en wie voert hier het secretariaat op?

♦ Betrek z.s.m. de afdeling communicatie: archiveren zij social media? Zo ja, hoe dan?

♦ Informeer de crisisorganisatie over het belang van goede archivering

♦ Schakel vroegtijdig je archiefinstelling in.

Dit artikel is gepubliceerd in de voorjaarseditie van Doxis Magazine

Training Hotspotmonitor

Sta je voor de uitdaging om de archivering van de hotspot Coronavirus vorm te geven? Wij kunnen je hierbij helpen.

Op 23 april lanceren wij de Doxis Academie en ter ere van deze lancering bieden wij de eerste training over het 'COVID-19 als hotspot' gratis aan. We gaan tijdens onze training onder andere in op het starten en inrichten van een hotspotmonitor, COVID-19 als hotspot, knelpunten en vertrouwelijkheid.

Nieuwsgierig naar deze training? Volg ons op LinkedIn of Twitter en blijf als eerste op de hoogte van de ontwikkelingen. 

Wij kunnen je helpen bij het starten en inrichten van een hotspotmonitor. Neem voor een vrijblijvend gesprek contact met ons op via +31 (0)70 317 7172 of stel je vraag per e-mail via commercielebinnendienst@doxis.nl.