8 juni 2021
Een moderne informatieprofessional kan niet zonder een goed kwaliteitssysteem. Die boodschap stond centraal in het recente webinar voor informatieprofessionals van Doxis en Key2Control. Hierin vertelden we hoe het op KIDO gebaseerde Kwaliteitssysteem informatiebeheer in Key2Control werkt en hoe Doxis de implementatie daarvan begeleidt. Er kwamen veel interessante onderwerpen en vragen naar voren tijdens het webinar, hier gaan we graag dieper op in middels een vierdelige blogserie.
Eerder vertelden we je waarom je de kwaliteit van het informatiebeheer wilt meten, wat de functie van een kwaliteitszorgsysteem is en hoe je de implementatie van een kwaliteitszorgsysteem aan pakt.
In de vorige blogs spraken we al uitgebreid over nut en noodzaak van een kwaliteitszorgsysteem en hoe deze geïmplementeerd wordt. Nu is het platform live en kunnen we rustig achteroverleunen. Of toch niet? Helaas niet: kwaliteit vraagt continue aandacht en zorg. Jouw kwaliteitssysteem dus ook. Maar wie levert dat? Een gouden regel is dat, als verantwoordelijkheden niet zijn toegewezen, de uitvoering ervan hoogst onzeker is: “als iedereen het is, is niemand het“. Er zijn een aantal randvoorwaarden voor de borging van het kwaliteitssysteem, namelijk besturing, bewaking en uitvoering.
Besturing
Bij de implementatie van de applicatie wordt al direct aandacht besteed aan de governance: de wijze van besturen van de informatievoorziening en ook het kwaliteitssysteem. Afhankelijk van de bevindingen is het noodzakelijk besluiten te nemen en soms ook om bijbehorend mandaat te verlenen. Dit vraagt dus directe betrokkenheid van bestuur en directie. Het kwaliteitssysteem kan weliswaar bottom-up geïmplementeerd worden, draagvlak en slagkracht moeten top-down gecreëerd worden. Bestuur en directie zijn de ambassadeurs van het kwaliteitssysteem en dragen continu het belang ervan uit aan de organisatie. En vanzelfsprekend laten zij zich tijdig goed informeren over aandachtspunten en bepalen de richting voor verdere ontwikkeling van de organisatie en het kwaliteitssysteem. Voor veel van die besluiten geldt dat het bestuur en directie, doordrongen van het belang, ook extra resources beschikbaar stellen.
Bewaking
Als het bestuur een duidelijke richting heeft bepaald, dan is het lijnmanagement aan zet. Met een concrete opdracht op zak moeten afdelingshoofden en teamleiders nu aan het werk om de informatievoorziening te verbeteren. Vanuit de metingen is duidelijk welke beheer- en verbetermaatregelen nodig zijn om orde op zaken te stellen. Daarbij kan de kennis en kunde van de vakspecialisten niet gemist worden. Maar ook het kwaliteitssysteem zelf heeft aandacht nodig in termen van beheer en prioritering in ontwikkeling. Al te vaak worden, ingegeven door bijvoorbeeld actualiteit en of persoonlijke inzichten, verkeerde keuzes gemaakt in het ad-hoc doorvoeren van verbeteringen. Door die ruimte te bieden doet je organisatie zichzelf te kort, zeker na een succesvolle implementatie van de applicatie. Je doet er goed aan om iemand aan te wijzen die het overzicht heeft en helpt bij het prioriteren van acties. Deze ‘bewaker’ zorgt ervoor dat de organisatie op gecontroleerde wijze haar informatievoorziening systematisch verbetert, door acties te initiëren, monitoren en hierover te rapporteren aan het management. Vanzelfsprekend dient ‘de bewaker’ hiertoe ook het mandaat te krijgen en gehoord te worden.
Uitvoering
Na het organiseren van het besluit, mandaat en resources is de operatie aan zet. Op gecontroleerde wijze wordt uitvoering gegeven aan datgene dat dringend is voor de organisatie. Omdat de randvoorwaarden zijn ingevuld kunnen de gewenste acties door de betrokkenen uitgevoerd worden, binnen de kaders die daarvoor zijn gesteld. Dat biedt dus maar beperkt ruimte voor andere, eventueel persoonlijke, inzichten. Steeds staat de vraag centraal of de juiste dingen gedaan worden en of ze goed gedaan worden. Het doorlopen van de PDCA-cyclus wordt onderdeel van het dagelijks handelen. Alleen voor wie zich niet graag conformeert aan een heel gestructureerde wijze van werken kan dit worden ervaren als dwingend.
Bedenk bij het operationaliseren van het kwaliteitssysteem goed dat de scope geleidelijk aan verschuift. In het begin wordt – aan de hand van de polaroidfoto – ingezoomd op specifieke systemen en processen. Daar worden verbeteringen (parallel) doorgevoerd waarna de scope mogelijk wordt verlegd naar toeleverende systemen en processen. Het is goed dat de organisatie dit zich realiseert en zo draagvlak bestaat voor het verleggen van de grenzen om de informatievoorziening organisatiebreed te verbeteren.
Aan de hand van de blogs hebben Key2Control en Doxis je meegenomen in het gebruik van het kwaliteitszorgsysteem om het verbeterproces te ondersteunen en als motor voor het organiseren van de benodigde (vak)kennis. Door het continueren van dit proces worden verantwoordelijkheden daar belegd waar zij horen: bij het lijnmanagement en in de operatie zelf. Zo verandert informatievoorziening van een randzaak naar kerncompetentie voor alle medewerkers én worden zij daarin gefaciliteerd, met een passend platform, én ondersteund door specialisten.
Van papier naar praktijk
Doxis en Key2Control werken al twee jaar samen om de kwaliteit van informatievoorziening bij de overheid te verbeteren. We hebben elkaar gevonden vanuit een pragmatische insteek. Dat noemen we van papier naar praktijk. We doen beiden waar we goed in zijn en vullen elkaar prima aan. Doxis legt de focus op het organiseren van beleid en implementatie van het kwaliteitszorgsysteem. Doxis levert de expertise om de juiste vertaalslag van wet- en regelgeving in het eigen beleid en de organisatiecontext te maken en begeleidt zowel mens als de organisatie in de verandering die de invoering van een kwaliteitszorgsysteem met zich mee brengt. Key2Control legt de focus op het faciliteren van hoogwaardige en gebruiksvriendelijke software om de uitvoeringskwaliteit van informatiebeheer te kunnen beheersen en zorgt voor goede begeleiding om het kwaliteitszorgsysteem goed te kunnen gebruiken.
