Door Ronald Postma en Laura Muis, consultants bij Doxis

Informatie vormt de ruggengraat van de overheid. Zonder betrouwbare toegang tot essentiële gegevens stagneert de dienstverlening, ontstaan veiligheidsrisico’s en komt de bestuurlijke continuïteit in het geding. Toch vertrouwt de Nederlandse overheid sterk op grote Amerikaanse cloudproviders zoals Microsoft, Amazon en Google voor de opslag van haar informatie. Wat als geopolitieke spanningen of veranderende wetgeving deze toegang plotseling beperken? Dit is geen doemscenario, maar een reëel risico dat aandacht en doordachte stappen vereist. Het goede nieuws, je kunt vandaag al beginnen met de oplossing: het versterken van je informatiebeheer.

Digitale afhankelijkheid: een strategische uitdaging

De afhankelijkheid van buitenlandse cloudproviders overstijgt informatiebeheer-vraagstukken en raakt de kern van strategisch informatiebeleid. Cruciale gegevens zoals persoonsgegevens, financiële informatie en informatie over vitale infrastructuur zijn vaak opgeslagen bij buitenlandse partijen. Eerdere gebeurtenissen tonen aan hoe internationale sancties plotseling toegang tot digitale diensten kunnen ontzeggen.

Een recent voorbeeld is de loskoppeling van ICC-hoofdaanklager van Microsoft-diensten, waardoor afhankelijkheid van Amerikaanse internetdiensten ter discussie staat.

Sancties als deze hebben geleid tot politieke aandacht in Nederland voor haar afhankelijkheid van Amerikaanse cloudproviders. In de Tweede Kamer zijn debatten gevoerd en moties aangenomen, waaronder initiatieven voor een Rijkscloud. De oplossing ligt niet in een afscheid van de cloud, en op de korte termijn ook niet in een onafhankelijke Nederlandse cloud. Het duurt nog jaren voordat dit er is. De oplossing ligt in slim informatiebeheer. Niet reactief, maar proactief. Niet omdat het onhandig is als informatie zoekraakt, maar omdat we moeten weten wat we in huis hebben, hoe risicovol de informatie is en hoe we snel kunnen handelen als dat nodig is.

De sleutelrol van informatiebeheer

Effectief informatiebeheer is essentieel voor digitale autonomie. Zonder grip op je informatie vergroot je de afhankelijkheid van externe leveranciers. Belangrijke aspecten hierbij zijn:

• Waar je informatie staat en wie er toegang toe heeft.
• Hoe snel je die informatie kunt migreren als de situatie verandert.
• Welke risico’s je loopt en hoe je die minimaliseert.
• Naast risicobeheersing brengt goed informatiebeheer ook directe voordelen:
• Verkrijgen van inzicht en overzicht: Je weet precies welke informatie je hebt en waar die zich bevindt.
• Betere vindbaarheid van informatie: Je medewerkers kunnen sneller en efficiënter werken.
• Voldoen aan wet- en regelgeving: Een goed georganiseerd informatiebeheer zorgt ervoor dat je aan compliance-eisen voldoet.
• Optimalisatie van informatiestromen: Door grip te hebben op informatie kun je sneller inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen en je dienstverlening efficiënter en effectiever inrichten.

Praktische stappen naar digitale controle

Hoewel de ontwikkeling van een volledig soevereine Nederlandse cloud tijd vergt, zijn er nu al maatregelen die je kunt nemen:

1. Slimme opslagcycli: Beperk de tijd dat informatie in de cloud staat en verplaats kritieke informatie naar eigen infrastructuur of Europese oplossingen. Dit vraagt om een herziening van je retentiebeleid.
2. Robuuste back-upvoorziening: Maak lokale of Europese back-ups naast je primaire cloudopslag om afhankelijkheid van buitenlandse partijen structureel te verminderen.
3. Duidelijke exitstrategie: Ontwikkel een plan om informatie snel en gecontroleerd te verplaatsen bij wegvallende toegang tot een cloudprovider.