Structuur in je informatiehuishouding
Als (overheids)organisatie heb je te maken met enorme hoeveelheden informatie. De informatie staat verspreid over verschillende opslaglocaties en bevat vaak veel dubbelen. De vindbaarheid van de authentieke bestanden is dan lastig, laat staan dat het eenvoudig is een selectie te maken op bewaartermijnen. En migratie naar een andere opslaglocatie? Dat stellen we uit. Veel te lastig. En dan hebben we het nog niet gehad over gevolgen van de krappe arbeidsmarkt die ook ons vakgebied raakt.
Handmatig of digitaal opschonen?
Wil jij de netwerkschijven en andere opslaglocaties opruimen, orde brengen in de informatiestromen of moeten bestanden gemigreerd worden naar een nieuw beheersysteem? Alle informatie handmatig opschonen en sorteren is onbegonnen werk. En in dit digitale tijdperk ook niet nodig. Veel kan door middel van het slim inzetten van software grotendeels geautomatiseerd geschoond, gestructureerd en zelfs gemigreerd worden. Super efficiënt!
Slimme software voor het opschonen van digitale informatie zorgt voor:
– Kostenreductie
– Duurzaam informatiebeheer
– Geen/nauwelijks handmatige selecties
– Foutreductie
Voorwaarde voor succes
De voorwaarde voor succes: de software moet van te voren goed ingericht worden. Alleen dan gaat het voor je werken. Het type organisatie, de huidige situatie en je doelstellingen bepalen welke acties nodig zijn. En adoptie van eventuele nieuwe beheersystemen en de (nieuwe) werkwijze door de medewerkers is cruciaal. Op deze manier zorg je voor duurzaam digitaal informatiebeheer.
“Wij denken vanuit de inhoud met je mee.”
