Je wilt informatie en data, zoals netwerkschijven, opruimen.

Veel overheidsorganisaties hebben digitale (documentaire) informatie en data opgeslagen op verschillende (netwerk)locaties. Zonder goede structuur en metadata. Dat leidt tot onvindbare en onbeheerde informatie. En dat kost tijd, geld en het schaadt de dienstverlening aan inwoners en instellingen. Een opruimactie lijkt logisch, maar hoe pak je dat grondig en gestructureerd aan?

Hoe kunnen wij jou helpen?

Krijg weer grip op informatie en data.

Als je een grote hoeveelheid digitale (documentaire) informatie en data onbeheerd hebt opgeslagen op verschillende plekken, dan kan dat voor problemen zorgen. Vaak zijn informatieobjecten dan moeilijk terug te vinden, is de status van het document niet bekend (is het bijvoorbeeld een origineel of een kopie) en is het bijna onmogelijk te voldoen aan tijdige vernietiging of overbrenging aan een archiefdienst. Ook bestaat de kans dat besluiten worden genomen op basis van verkeerde informatie. Zorg voor kennis, expertise en slimme software. Handmatig opruimen is vanwege de enorme omvang immers al lang geen optie meer.

Geautomatiseerde aanpak opruimen netwerkschijven.

Er is dus noodzaak om grip te krijgen op deze informatie. Gelukkig kan dat tegenwoordig grotendeels geautomatiseerd. Onderdeel van die aanpak is een softwarematige informatieanalyse waardoor diepgaand inzicht ontstaat in de ongestructureerde informatie. Met onze kennis kunnen we in samenwerking met de organisatie bepalen wat je wilt behouden en wat weg kan. Ook vertalen we wet- en regelgeving naar risico’s en acties.

Informatie classificeren, structureren en verrijken.

Onze consultants beoordelen samen met jou wat de beste aanpak is voor de informatie. Zo kunnen we informatie softwarematig classificeren, structureren en verrijken met metadata of adviseren we over migratie. Als er informatie vernietigd kan worden dan zorgen we ervoor dat je zo goed mogelijk aan de Archiefwet voldoet. Met onze ruime ervaring begeleiden wij jouw organisatie ook bij lastige vraagstukken, zoals de omgang met dubbele bestanden en concepten. Zo zorgen we er samen voor dat de informatie goed geordend en toegankelijk wordt opgeslagen. Dat draagt niet alleen bij aan efficiëntere tijdsbesteding binnen de ambtelijke organisatie, maar ook aan de kwaliteit van de dienstverlening aan inwoners en instellingen.

Daarom Doxis!

De afgelopen jaren hielpen we verschillende organisaties bij het opruimen van informatie.. Hierbij werkten we, afhankelijk van de situatie, samen met verschillende strategische partners. Op deze manier bundelen we de krachten om de publieke sector beter te laten functioneren. Wij helpen je grip te krijgen en te houden op dit vraagstuk. Om gestructureerd en efficiënt te blijven werken met de opgeschoonde informatie kan je deze bijvoorbeeld migreren naar Microsoft 365/SharePoint of overbrengen naar een e-depot.

Webinar: Geautomatiseerd opschonen van informatie

Verouderde netwerkschijven. Mappen vol onbekende bestanden. Datalek-risico’s en toenemende druk vanuit wet- en regelgeving.
Een opruimactie lijkt logisch, maar hoe pak je dat gestructureerd aan? Ontvang het webinar ‘Geautomatiseerd opschonen van informatie en data’ in je mailbox.

Meer informatie over het webinar Geautomatiseerd opschonen van informatie